Excelのシフト管理が限界なら、
御社のやり方に合わせて作ります
シフト表をつくる作業は、お店や施設の責任者の方がご自分の時間を削って行っていることが多い業務です。希望を集めて、人数を数えて、足りないところを埋めて、変更が入るたびに直す。Excel（エクセル）でそれを続けるうちに、「もう限界かもしれない」と感じている方に向けたページです。
既製のシフト管理サービスをご覧になって、「うちの呼び方と違う」「うちのルールが入らない」と感じて戻ってきた方にもお読みいただければと思います。far-saas は、御社のいまのやり方をそのまま使えるようにお作りする業務システムです。シフト・勤怠のデモ画面を、お申し込みなしで公開しています。
Excelのシフト表で起きていること
中小企業のシフト管理について伺うと、だいたい同じ4つのお話に行き着きます。
希望を集めるところで、すでに手間がかかっている
紙、LINE、口頭、休憩室のノート。集まり方がばらばらなので、まず1枚に書き写す作業が発生します。出していない人を探して声をかけるのも、毎回同じ人に対して、毎回発生します。
さらに「17時以降なら入れる」「夜だけ入れない」といった時間帯の事情は、丸やバツでは書き表せず、結局は責任者が覚えておくことになります。
最新版がどれか分からなくなる
シフト表_最新、シフト表_最新2、シフト表_修正後。ファイルが増えるほど、どれを見ればよいかが分からなくなります。印刷して貼り出した紙と、パソコンの中のファイルが違っている、ということも起こります。
当日の変更が、全員には伝わらない
急な欠勤が出たときに、まず代わりを探し、見つかったら関係する人に連絡する。この連絡が一部の人に届かないと、当日になって「聞いていない」が起きます。表を直すことと、伝えることが別々の作業になっているためです。
月末に、もう一度同じ数字を数え直す
シフトはシフト、タイムカードはタイムカード、給与の集計はまた別の表。同じ人の同じ勤務について、月末にもう一度数え直しています。残業や深夜の時間を手で拾っていると、確認にも時間がかかります。
Excelが悪いわけではありません。ひとりで、ひと月分を、変更なしに作るのであればExcelで十分です。人数が増え、変更が増え、関わる人が増えたときに、共有と集計の部分から先に破綻します。
既製のシフト管理サービスが、
いまひとつ合わないところ
「それならサービスを入れよう」と検討して、途中で止まった方も多いと思います。
呼び名が違う
早番・遅番と呼んでいる会社、モーニング・ランチ・アイドル・ディナーと呼んでいる会社、1直・2直・3直と呼んでいる会社。介護の現場では「シフト」ではなく「勤務表」、働く方は「スタッフ」ではなく「職員」です。画面の言葉が現場の言葉と違うと、それだけで説明の手間が増えます。
人の置き方のルールが、会社ごとに違う
「ランチとディナーには社員以上を1名は必ず入れる」「開店と閉店には責任者を置く」「夜勤には介護福祉士を1名以上」。こうしたルールは、その会社が事故やクレームを経て決めてきたものです。既製のサービスで表現できないと、結局は人が目で確認することになります。
締め日や集計の形が合わない
給与の締め日、通勤手当の出し方、雇用区分ごとの所定時間。ここが合わないと、せっかく集計しても、そこからまた手作業でつくり直すことになります。
使わない機能の分まで費用がかかる
多機能であることは、選ぶときには安心材料ですが、使うときには操作の複雑さになります。パソコンが苦手な方ほど、使わない項目の多い画面で手が止まります。
far-saas は、この逆の考え方でお作りします。御社の呼び名、御社のルール、御社の締め方に合わせて、使う画面だけを作ります。
デモでご覧いただけること
お申し込みは不要です。以下はすべて、そのデモ画面で実際に動く内容です。
- 希望シフトを、1時間単位で出せます働く方ご本人が、自分の画面から希望を出します。日付ごとのマス目を押すたびに「指定なし → 出勤可 → 休み希望」と切り替わり、押しながら横になぞると連続して塗れます。1時間単位なので、「17時以降なら入れる」といった希望もそのまま出せます。管理する側の画面では、誰が提出済みで誰が未提出かが一覧になり、催促を送れます。
- ボタンひとつで、その場でシフト表ができます「シフトを自動生成」を押すと、その週の割当がその場で作られます。守るのは、集まった希望、その方ごとの週の上限時間、連勤の上限、そして「社員以上を1名以上」といった資格・役割の条件です。必要な人数より多くなる時間帯は、出勤を遅らせる・退勤を早める「ずらし」で人数に合わせます。作られた表は、マスを押せばその場で手直しできます。
- 埋まらなかった時間は、理由つきで赤く残ります人が足りない時間を、システムが隠すことはありません。「1名不足」「条件未充足」のように、どの日のどの時間に何が足りないのかが一覧で残ります。1時間ごとに、足りている・ちょうど・多すぎるが色分けされた帯でも確認できます。
- 打刻が、そのまま月の集計になります出勤・休憩開始・休憩終了・退勤の4つのボタンをスマートフォンから押すだけで記録され、実働・残業・深夜の時間は自動で計算されます。月ごとの集計画面では、スタッフ別に出勤日数、シフトの予定時間、実際の総勤務時間、その差、残業、深夜が並びます。CSV形式での出力にも対応しています。
- 権限によって、見える範囲が変わりますアカウントは発行制です。デモでは「管理者」「一般」「閲覧のみ」の3つを切り替えて試せます。時給と人件費は管理者だけに表示され、シフトの作成と確定ができるのも管理者だけです。
- 業務マニュアルも一緒に置けます手洗いの手順、閉店時のチェック、緊急時の連絡先といった業務マニュアルを同じ画面に置いておけます。新しく入った方への説明や、急な代打のときの手順確認に使えます。
tanaka / demo1234（管理者） sato / demo1234（一般） takahashi / demo1234（閲覧のみ）
サンプルデータを使った見本の画面です。入力内容は保存されません。スマートフォンでもお試しいただけます。
「御社のやり方に合わせる」とは、どういうことか
言葉で説明するより、デモの画面右上にある「業種プリセット」を切り替えていただくのが早いと思います。
飲食・店舗
モーニング／ランチ／アイドル／ディナー。ランチとディナーには社員以上を1名以上。
小売・店舗
早番／中番／遅番。開店と閉店には店長または副店長を1名以上。
介護・福祉
早出／日勤／遅出／夜勤。夜勤には介護福祉士を1名以上、日勤には看護師を1名以上。夜勤の翌日は明けとして割り当てません。
製造（3交代）
1直／2直／3直。各直に班長を1名以上。同じ方が続きの直に入らないよう調整します。
切り替えると、勤務パターンの呼び名も、必要人数も、在籍者も、資格の条件も、画面の中の言葉そのものも丸ごと入れ替わります。介護を選べば「スタッフ」は「職員」に、「シフト」は「勤務表」に、製造を選べば「作業者」「直編成」に変わります。
これが、far-saas の「業務に合わせて作る」ということです。デモでは4つの型をご用意していますが、実際にお作りするときは、この中から選んでいただくのではなく、御社の呼び名とルールで1つお作りします。
条件そのものも、後から画面上で変えられます。デモの「生成条件」を開いていただくと、必要人数を曜日×1時間単位で設定でき、「金曜の18時から21時だけ厚くする」といった指定もできます。勤務パターンの追加、その方ごとの週の上限時間、連勤の上限、資格・役割の条件も、管理者の方が編集して保存し、作り直せます。
シフト以外にも、顧客・案件管理、日報、点検、在庫のデモをご用意しています。5種類のデモを見る
費用と、始めるまでの期間
費用
初期費用は0円です。開発費のご請求はありません。月額のみでご利用いただけます。ご利用開始後に画面や項目を変えたくなった場合も、追加開発費は0円です。
月額は、お一人あたり3,000円（税別）です。「ご利用人数 × 3,000円」と、プランごとの最低月額（ライト30,000円、スタンダード50,000円／いずれも税別）を比べ、高いほうを適用します。
シフト管理の場合、どのプランに当たるかは「作る画面の数」で変わります。使わない画面を省けば費用は下がりますので、いまお使いの表と、必要な画面をお聞かせいただければ、こちらでお見積もりいたします。
期間
ご契約から運用開始まで、約4週間を目安にしています。1週目に現在の進め方を伺い、作るものを整理して書面でご確認いただきます。2〜3週目に開発し、画面ができ次第、随時ご確認いただきます。4週目に操作説明会を行って運用を開始します。
※ 約4週間はライトプランの場合の目安です。規模が大きい場合は、事前に期間をお伝えいたします。
※ ヒアリングも操作説明会もオンラインで行いますので、全国どちらの企業様にもご利用いただけます。
よくあるご質問
いま使っているExcelのシフト表と同じ形で作れますか。
自動で作られたシフトは、そのまま使わなければいけませんか。
運用を始めた後にルールが変わったら、費用はかかりますか。
パソコンが苦手なスタッフでも使えますか。
そのほかのご質問
まずは、実際の画面を触ってみてください
文章でご説明できることには限りがあります。ご自分の店舗や施設に置き換えて、
「この画面ならうちでも回るか」を確かめていただくのがいちばん早いと思います。
そのうえで、「ここは違う」「うちにはこの項目がいる」と感じられた点をお聞かせください。お話を伺ったうえで、作れるもの・作れないものを正直にお伝えします。ご相談は無料です。しつこい営業のご連絡はいたしません。
通常1〜2営業日以内にご返信いたします。